Après des années de crise, les entreprises françaises réinvestissent dans les déplacements professionnels. La durée du séjour est certes plus courte, mais les départs sont fréquents. Le voyage d’affaires contribue grandement au développement d’une société. Mais son organisation nécessite la prise en compte de nombreux détails. Or, la plupart des enseignes ne disposent pas encore d’un service dédié à cette tâche. D’où l’intérêt de contacter une agence spécialisée.
Comment organiser un voyage d’affaires ?
Malgré l’essor des outils de vidéoconférence, les entreprises françaises restent attachées aux déplacements professionnels. Ces derniers présentent en effet des avantages majeurs que l’approche virtuelle ne peut pas offrir. Il s’agit d’une décision stratégique qui contribue au développement des activités et des performances. L’opération permettra d’étendre les horizons, d’établir et de renforcer les relations avec les acteurs à l’international ou de gagner une nouvelle part de marché. Mais pour que le séjour soit productif, il est conseillé de bien organiser le voyage d’affaires afin que le professionnel puisse se consacrer à ses missions.
Une fois les objectifs, le budget et les dates définis, la première étape des préparatifs consiste à réaliser les formalités administratives. Demande de visa, renouvellement du passeport, achat des billets, etc. Les démarches varient en fonction du lieu de destination. Par ailleurs, pour éviter les désagréments, il est important de s’informer au maximum sur les lois concernant les touristes ou les voyageurs professionnels du pays d’accueil.
En parallèle, on pensera à rechercher un hébergement. Hôtel d’affaires, studio ou chambre traditionnelle, les possibilités ne manquent pas. Il faut cependant s’assurer que le choix du logement soit supporté par le budget alloué. Enfin, pour assurer les transferts et les déplacements sur les lieux, il convient de prévoir un moyen de transport. Si le taxi reste très prisé, la location de véhicule est particulièrement plébiscitée du fait qu’elle offre une meilleure autonomie.
Pourquoi confier l’organisation du voyage d’affaires à une agence ?
Aujourd’hui, de nombreuses agences offrent une large variété de services visant à faciliter les déplacements professionnels des entreprises. Cette nouvelle tendance comble une niche laissée vacante par les plateformes de voyages traditionnelles. Et le recours aux prestations de ces structures présente plusieurs avantages. Tout d’abord, leurs offres sont particulièrement intéressantes pour les sociétés qui ne possèdent pas un département en charge du travel management. En effet, les établissements disposent d’une équipe dédiée à gérer une partie ou l’intégralité des préparatifs.
Dans la majorité des cas, les entreprises externalisent la gestion budgétaire et la comparaison des lieux d’hébergement pour assurer un maximum de confort. Mais le personnel peut également se charger de la réalisation des formalités administratives ou encore la gestion d’agenda. Par ailleurs, se positionnant comme le bras droit du voyageur, le cabinet peut aussi répondre à des besoins basiques comme l’annulation des billets d’avion ou d’un rendez-vous.
La mission principale de la structure comme l’agence de voyage professionnel Selectour Paris consiste également à créer un environnement favorable au succès pour le professionnel. Enfin, elle aide la société à réaliser des économies en réservant des chambres aux meilleurs tarifs ou en proposant des solutions de déplacement peu coûteuses.
